Responsabilidades Toma notas durante las reuniones y prepara minutas claras, completas y que permitan tomar medidas. Dar seguimiento a los acuerdos, tareas y compromisos derivados de las reuniones. Preparar presentaciones, informes y documentos solicitados por la Dirección. Crear, actualizar y mantener formatos, plantillas y documentos administrativos. Solicitar información, coordinar actividades y garantizar el flujo adecuado de comunicación. Organizar y mantener el control documental de los archivos internos, los documentos para auditorías y los documentos para clientes. Apoyo en la preparación de información para auditorías internas y externas. Coordinar reuniones internas y externas, incluyendo la logística básica. Mantiene organizada la bandeja de documentos del Gerente General / Gerente Administrativo, los elementos pendientes y las solicitudes. Preparar resúmenes semanales de las actividades, las tareas pendientes y las prioridades. Maneje la información confidencial con absoluta discreción. Asegúrese de que la documentación proporcionada a los clientes o auditores cumpla con los estándares requeridos. Prepare la información antes de las reuniones (agenda, documentos, antecedentes). Mantener un registro histórico de los acuerdos, decisiones y documentos relevantes. Manejar la información confidencial de la administración, clientes y proveedores con estricta confidencialidad. Gestionar versiones controladas de documentos confidenciales (contratos, informes ejecutivos, documentos de auditoría). Filtrar y organizar la información antes de presentarla a Gerente General / Gerente Administrativo para facilitar la toma de decisiones. Requisitos y Calificaciones Título técnico o licenciatura en administración, negocios, o campo relacionado (deseable). 1-2 años de experiencia en funciones administrativas o de apoyo ejecutivo. Experiencia en la preparación de formularios, informes y presentaciones. Experiencia en la toma de notas y el seguimiento de acuerdos. Gestionar agendas, coordinar reuniones y controlar documentos. Experiencia trabajando con múltiples departamentos o equipos. Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Conocimientos en la creación de plantillas, formatos e informes. Conocimientos básicos de herramientas de gestión de tareas y calendarios. Redacción clara y profesional en español. Inglés básico (deseable). Conocimientos básicos sobre el manejo seguro de la información y las buenas prácticas de confidencialidad. Formación en control de documentos (deseable). Formación en técnicas organizativas y de productividad (deseable). Conocimientos básicos de flujos de trabajo de aprobación y control de versiones de documentos. Aptitud y Actitud Puntual, organizado y meticuloso. Comunicación clara, respetuosa y profesional. Capacidad para trabajar con calma bajo presión. Disciplina y manejo responsable de información sensible. Proactividad y disposición para aprender. Alto sentido de la responsabilidad y ética profesional para manejar información sensible. #J-18808-Ljbffr